Al igual que “los banderines en la oficina” y “la torta en los días de lanzamiento”, las “diapositivas con pocas palabras” se han convertido en una de las señas de identidad de GDS. A unas semanas de Sprint 16 quería escribir sobre por qué fomentamos eso.
El software de presentaciones, como la mayoría del software, se usa de muchas maneras distintas. Normalmente no hay problema con eso —si quieres usar diapositivas para hacer wireframes, adelante—, pero se convierte en un problema cuando alguien usa una herramienta de presentaciones para hacer, por ejemplo, un organigrama y luego se levanta a presentarlo sin cambiar absolutamente nada.
Todos hemos estado en esa presentación que debería haber sido una tabla enviada por correo al equipo financiero. O hemos visto un recorrido de usuario tan complejo que debería haberse impreso en una pared. O nos han pedido aprobar un texto en una diapositiva que, en realidad, debería haberse enviado por email. Es tedioso. Por eso construimos deliberadamente una plantilla que obliga a quien la usa a pensar en la presentación como algo que va a exponer en persona.
La diapositiva típica de GDS está diseñada para:
Nuestra diapositiva “normal” está pensada para contener una sola línea corta de texto. Nuestra diapositiva de “título” está diseñada para aún menos palabras. Intentamos que las imágenes ilustren el punto que la persona está explicando. Aplicamos una estricta política de “sin metáforas”. Y, siempre que es posible, animamos a los oradores a usar capturas de pantalla o demostraciones para mostrar realmente los servicios o herramientas de los que están hablando.
En general, es un planteamiento bastante simple.
Una plantilla sencilla te lleva aproximadamente un tercio del camino. El resto depende de la preparación. Si usas la plantilla pero no te preparas, será muy evidente que no has pensado mucho en lo que vas a decir. Hay que dedicarle trabajo.
Las tres preguntas que deberías hacerte al prepararte son:
A medida que respondas esas preguntas, tus respuestas empezarán a cambiar. Puede que descubras que tu audiencia sabe más de lo que pensabas, así que necesitas remarcar otro punto. O que encuentres un orden diferente al ensayarlo. Como con todo, la iteración te llevará a donde quieres llegar. Iterar, y eliminar cosas.
Russell Davies solía decir que por cada minuto en el escenario hay que dedicar aproximadamente una hora de preparación. Es una buena regla general. (También escribió una excelente serie de publicaciones sobre cómo preparar charlas que vale la pena leer).
Ah, y ensaya. Mucho. Giles Turnbull escribió algo muy bueno sobre eso en su propio blog hace unas semanas.
No tienes que depender únicamente de una presentación para lograr tu objetivo. ¿Necesitas que la gente apruebe un texto? Envíalo antes o después de la reunión. ¿Necesitas mostrar un gráfico durante una reunión? Mándalo por correo o imprímelo (y usa una diapositiva de marcador para recordar a la gente que lo mire). ¿Tienes un diagrama grande que quieres explicar? Imprímelo en tamaño grande y literalmente guía a las personas a través de él. También está bien señalar cosas en internet, siempre que uses URLs cortas que puedan copiar rápidamente desde las diapositivas o fotografiar.
No somos la única parte del gobierno que trabaja así; DVLA digital, el Ministerio de Justicia (MoJ) y buena parte de la Oficina del Gabinete usan diapositivas igual de simples y suelen tener reglas similares sobre qué incluir en una presentación.
El resultado final puede parecer extremadamente sencillo, pero las diapositivas son claras y, la mayoría de las veces, se articulan en un argumento coherente.
Matthew Sheret - 7 de abril de 2016
Traducción al castellano por Julián Rodríguez Orihuela - Ver original